CADOM Plataforma

Coloproctologia · Cirurgia Bariátrica · Manaus

Atendimento, agenda e IA num lugar só.

A plataforma da CADOM recebe o paciente no WhatsApp, responde com uma assistente que conhece as regras da clínica, organiza a agenda dos médicos e mostra para a equipe tudo o que está acontecendo — em tempo real.

Começar o tour role e veja o fundo reagir

01 · Visão geral

O caminho do paciente, do “oi” até a consulta

Chega pelo WhatsApp

O paciente escreve ou manda áudio no número da clínica. O sistema identifica quem é pelo telefone — inclusive pelos números extras cadastrados.

A Sofia atende

A assistente de IA responde dúvidas com as regras reais da CADOM: convênios, endereço, preparo, horários dos médicos.

Marca ou encaminha

O que a IA pode marcar (ligadura, SIBO), ela marca sozinha. O resto — particular, cirurgia, casos delicados — vai para a recepção.

A equipe acompanha

Cada conversa aparece no painel, com humor do paciente, resumo e etapa. A recepção assume quando precisa.

Vira agenda

O agendamento vira uma Ordem de Serviço: dia, médico, convênio ou particular. Na véspera, o lembrete sai sozinho.

Vira número

Comparecimento, faltas, faturamento e campanhas aparecem no Dashboard para o dono decidir com dados.

02 · Conversas

Todas as conversas do WhatsApp numa tela só

É o “livechat” da clínica. Cada atendente vê as conversas organizadas por situação, responde pelo próprio computador e o paciente recebe no WhatsApp normalmente.

  • Abas que separam o trabalho. Sofia (a IA está atendendo), Fila (esperando uma pessoa), Humano (alguém já assumiu) e Todos.
  • Humor do paciente. A IA lê a conversa e marca Satisfeito, Neutro, Em dúvida ou Frustrado — quem está irritado salta aos olhos.
  • Áudio vira texto. O áudio do paciente é transcrito na hora; vários áudios seguidos viram uma resposta só.
  • Respostas rápidas. Digite / e escolha um texto pronto. Ou peça à Atena, a IA da agenda, direto do chat.
  • Transferir sem perder nada. Passa para outra pessoa com o motivo anotado, e o histórico vai junto.

03 · O chat por dentro

Cada parte da Mesa de atendimento, uma de cada vez

  1. A Mesa de atendimento

    Três colunas: à esquerda, a lista de conversas; no meio, a conversa aberta; à direita, a ficha do contato. No celular, uma tela de cada vez — e o “voltar” do Android fecha a conversa, sem sair da mesa.

  2. Quatro filtros, quatro situações

    Sofia: a IA está atendendo e ninguém assumiu — é a vitrine, todos veem. Fila: a IA passou para uma pessoa; sem dono, todos veem. Humano: uma pessoa está atendendo. Todos: tudo o que é seu (o dono vê a clínica inteira). Cada conversa mostra o número (W1), quem atende e o humor.

  3. Assumir, devolver, transferir, finalizar

    Assumir “pesca” a conversa da vitrine para você — a Sofia segue até você escrever. Devolver para a IA entrega de volta. Transferir passa para outra pessoa com o motivo anotado. Finalizar encerra: o atendimento vai para a sua lista de Finalizados do dia.

  4. Como as mensagens chegam

    Quem escreve “oi”, “tudo bem?”, “queria marcar” em sequência recebe uma resposta: o sistema espera a pessoa terminar. Áudio vira texto na hora (o balão mostra “Transcrevendo…”), e vários áudios seguidos também são respondidos juntos. Foto e documento vão para a equipe ver. Fora do horário, a Sofia avisa quando a equipe volta.

  5. A barra de envio

    Emojis; anexo de documento, foto ou vídeo com prévia e legenda antes de sair (ninguém manda o arquivo errado num clique); microfone para gravar áudio; e respostas rápidas: digite / e escolha — {nome} vira o primeiro nome do paciente sozinho.

  6. Falar com a Atena, sem sair do chat

    Ao lado das respostas rápidas fica a Atena, a IA da agenda. Pergunte “tem vaga sexta para ligadura?” ou peça “remarca a Ana para quinta”: ela consulta e age na agenda com as mesmas travas da tela. A conversa com ela é só sua — o paciente não vê.

  7. A ficha ao lado

    Dados CRM (telefones, pacientes, convênio), Humor lido pela IA, Resumo do atendimento — escrito pela IA ao finalizar, sem nenhum dado clínico — e Observações internas da equipe.

  8. Nada se perde

    O rascunho fica salvo por conversa e por atendente (a Kemelly não vê o que a Débora deixou escrito). Mensagem que não saiu ganha o selo “Não entregue” com o botão de tentar de novo. E cada pessoa tem suas listas: Finalizados do dia e Agendamentos que acompanha.

04 · Sofia, a recepcionista de IA

Conheça a Sofia: atende 24 horas e sabe exatamente até onde ir

1 · Escuta antes de responder

Ela espera o paciente terminar de escrever (ou de mandar áudios), lê tudo junto e entende o pedido inteiro. Áudio vira texto. Enquanto conversa, a IA marca o humor e a etapa do atendimento — a equipe vê quem está satisfeito e quem está ficando irritado.

2 · Responde com a palavra oficial da CADOM

Convênios (só Hapvida e particular), endereço, como marcar pelo app da Hapvida (letra G → Generalista de Doenças Proctológicas), dias dos médicos, colonoscopia, guias. Ela consulta a Base de Conhecimento a cada dúvida e repete o que está cadastrado — não improvisa regra.

3 · Encaminha para o lugar certo

Particular com o Dr. Sidney ou com a Dra. Ranielli? Ela passa o nome e o WhatsApp da secretária certa (cadastrados em Regras Cadom). Particular com outro médico, cirurgia, receita e atestado: recepção. Hapvida: o passo a passo do aplicativo.

4 · Cadastra o paciente

Pede nome completo, nascimento e CPF, pergunta se a consulta é para a própria pessoa ou para outra (mãe, filho, avó) e anota convênio e carteirinha. Confere os dígitos do CPF, avisa se já existe cadastro igual e, se o nome parece com um paciente que já está ali, pergunta antes de criar outro.

5 · Marca o que a clínica liberou

Na CADOM: ligadura elástica e exame SIBO. Ela consulta os horários livres de verdade, oferece, e só reserva o que ofereceu (a oferta vale 2 horas). Depois envia o preparo exatamente como está no catálogo — se não houver preparo cadastrado, não inventa. Remarcar e cancelar passam pela Atena, com as mesmas travas.

6 · Confirma a consulta da Hapvida

As consultas importadas do PDF semanal aparecem para ela: quando o paciente pergunta “minha consulta está marcada?”, ela confirma dia, médico e que o atendimento é por ordem de chegada. Se ele escreve de um número que não está no cadastro, pede o nome completo e junta os cadastros.

7 · Sabe a hora de parar

Emergência (dor no peito, falta de ar, AVC) recebe orientação fixa para o SAMU 192 e alerta urgente para a equipe; risco de vida, CVV 188. Reclamação, pedido de uma pessoa, troca de número, foto de exame, dúvida clínica: ela passa para a recepção com o motivo anotado — e, fora do horário, avisa quando a equipe volta.

Faz sozinha

  • Tira dúvidas com o texto oficial da clínica
  • Cadastra pacientes e completa fichas
  • Marca, remarca e cancela ligadura e SIBO
  • Envia o preparo do catálogo
  • Confirma consultas Hapvida importadas
  • Passa o contato da secretária certa
  • Responde fora do horário, 24h

Passa para a equipe

  • Cirurgia (marcação presencial com a Suzy)
  • Particular com outros médicos
  • Receitas, atestados, declarações
  • Dúvida clínica, sintoma, remédio
  • Foto de exame ou documento
  • Reclamação ou pedido de uma pessoa
  • Troca de número do paciente

Você ajusta

  • Modo: só menu, híbrido ou só IA
  • Personalidade e modelo de IA de cada agente
  • Interruptores do que ela pode fazer
  • Quantas mensagens ela lembra
  • Tempo de espera para juntar mensagens
  • Hora do lembrete de véspera
  • Simulador para testar sem gravar nada

Uma equipe de IAs, cada uma no seu papel

Sofia

Fala com o paciente. Simpática, objetiva, segue as regras da clínica e sabe a hora de chamar uma pessoa.

Atena

Cuida da agenda. A equipe pede pelo grupo ou pelo chat — “remarca a Ana para quinta” — e ela executa com as mesmas travas da tela.

Aquiles

O revisor. Confere o que a leitura automática não entendeu — como linhas difíceis do PDF da Hapvida — com um modelo mais forte.

05 · Motor de IA (Gemini)

O caminho de uma mensagem até a resposta

1A mensagem chega

Entra pelo WhatsApp (QR Code ou API oficial). Se o paciente manda várias mensagens seguidas, o sistema espera ele terminar e junta tudo num pedido só. Áudio é transcrito por um modelo feito para voz (Whisper), com o Gemini de reserva; foto e documento vão para a equipe.

2Menu ou IA?

No modo híbrido, quem digita um número navega no menu tradicional — resposta pronta, custo de IA zero. Texto livre vai para a Sofia. Enquanto ela conduz, “2” ou “15” são respostas a ela; “menu”, “0” ou “voltar” trazem o menu de volta.

3Guardas de entrada — o código decide primeiro

Seis regras escritas em código rodam antes de qualquer IA, porque não podem depender de “interpretação”: emergência (SAMU 192), privacidade/LGPD (pedidos sobre dados, não receber mensagens), troca de número, limite de uso por contato, anexos que a IA não enxerga e serviços complexos como cirurgia. O prompt pede; o código garante.

4O contexto, enxuto

A Sofia recebe só o necessário: personalidade e regras de conduta, Regras Cadom, o índice da Base de Conhecimento, o horário da clínica, os pacientes deste contato (nome, idade, convênio — nunca o CPF) e as últimas mensagens. Texto longo, como as perguntas frequentes, ela busca só quando precisa: prompt curto é resposta mais rápida e mais barata.

5A cascata de modelos Gemini

A chamada vai para o Google Gemini, numa fila de modelos escolhidos para WhatsApp (até 8, selecionados automaticamente). Se um falha — cota esgotada, instabilidade — o próximo assume sem o paciente perceber; chave inválida pula o provedor inteiro. Cada chamada fica registrada com custo e tempo, e aparece em Métricas.

6Ferramentas: a IA não inventa dado

Para saber ou fazer algo, a IA chama uma ferramenta com travas no código: consultar informações, buscar serviços, consultar horários, reservar, cadastrar paciente, juntar cadastro sem número, pedir à Atena (remarcar e cancelar) e transferir para uma pessoa. Serviço marcado como “só recepção” é recusado pela própria ferramenta. O Aquiles revisa o que é difícil com um modelo mais forte.

7Conferência antes de sair

A resposta é conferida antes de chegar ao WhatsApp: não pode dizer “agendado” sem reserva real; preço tem que bater com o catálogo; termos de bastidor (“o sistema”, “a Atena”) saem; a formatação é ajustada ao WhatsApp; dado sensível é mascarado.

8Depois da resposta

Em chamadas curtas e separadas: leitura do humor e da etapa (o cartão do quadro de atendimento anda sozinho), resumo ao finalizar e memória do contato. Tudo sem dado clínico.

07 · Agenda

A agenda que entende como a CADOM trabalha

Lista do dia ou calendário do mês. Clique em qualquer dia e o painel ao lado mostra todos os atendimentos dele.

  • Convênio = ordem de chegada. Hapvida não tem horário marcado: o paciente entra na fila “a partir das 08:00”. Vários pacientes cabem na mesma faixa.
  • Particular = horário marcado. Horários de 30 em 30 minutos nas faixas do médico — e, se ele quiser, em qualquer horário livre da clínica (“particular por encaixe”).
  • Marcar em uma tela. Paciente → serviço → médico → dia. Os próximos 14 dias aparecem com a quantidade de vagas; nada de testar dia por dia.
  • Ordem de Serviço. Cada atendimento tem status (marcado, confirmado, em atendimento, concluído) e histórico.
  • Lembrete na véspera. O paciente recebe a mensagem sozinho, com dia, hora e médico.

08 · Importação Hapvida

O PDF semanal da Hapvida vira agenda em segundos

Envia o PDF

O relatório “Consultas marcadas” da semana, direto na Agenda.

Confere a prévia

Quantas consultas por médico, quem é novo, quem veio sem telefone (com PDF para conferir).

Confirma

Pacientes e consultas entram na agenda, sem duplicar. Reimportar o mesmo PDF não repete nada.

Paciente sem telefone? Dá para cadastrar “sem número”. Quando ele escrever no WhatsApp dizendo que tem consulta pela Hapvida, a Sofia pede o nome completo e junta o cadastro ao número real.

09 · Contatos e pacientes

Um contato, vários pacientes, vários números

O contato é quem fala no WhatsApp. O paciente é quem é atendido. A filha que marca para a mãe e para a avó fica num contato só, com três pacientes. Sem prontuário: só dados administrativos.

  • Vários números. Quem escreve de outro celular cai na mesma ficha.
  • Filtros inteligentes. Hapvida ou particular, consulta hoje, próximos 7 dias, faltaram, menores de 18, 60+, sem número…
  • Duas visões. “Agenda” (contatos) e “Pacientes”, alternando com um clique.
  • Listas leves. Tudo em páginas de 30 itens — rápido mesmo com milhares de cadastros.

10 · Cadastro

Como um paciente entra no sistema — sem duplicar, sem perder ninguém

Pelo WhatsApp

A Sofia pergunta nome completo, nascimento e CPF durante a conversa e cria o paciente no contato de quem escreve.

Pela recepção

Em Contatos: novo contato pelo telefone, e dentro dele os pacientes. Também ao marcar um horário: “+ Novo paciente”.

Pelo PDF da Hapvida

A importação semanal cria contato e paciente (com a carteirinha) para quem ainda não existe — e reaproveita quem já existe.

Sem número

Veio no PDF sem telefone? Entra “sem número”. Quando escrever no WhatsApp, a Sofia confirma o nome e junta ao número real.

Novo paciente · contato (92) 9•••• -1234

Nome completo
Nascimento
CPFcifrado
Parentesco
Convênio

Paciente cadastrado no contato

  • O telefone é a identidade do contato. Cada número existe uma vez só; outros celulares da mesma pessoa entram como números extras e caem na mesma ficha.
  • Um contato, vários pacientes. A filha que cuida da mãe e da avó fica num contato só, com parentesco anotado em cada paciente.
  • CPF conferido e protegido. Os dígitos verificadores são checados; CPF repetido na clínica é avisado; o número fica cifrado e nunca vai para a IA.
  • Nada de “Teresinha” em dobro. Nome igual, parecido ou só o primeiro nome de quem já existe: o sistema pergunta antes de criar outro paciente.
  • Corrigir não é cadastrar. Mudar um dado já preenchido exige confirmação, e correção nunca cria um paciente novo.

11 · Profissionais e catálogo

A ficha de cada médico é o que faz a agenda funcionar

  • Dados do médico. Conselho e registro (CRM/UF), especialidade, cor na agenda e dias para retorno — o prazo em que o retorno é gratuito.
  • Jornada com convênio e particular. Até 4 faixas por dia: Convênio é ordem de chegada, Particular é horário marcado. “Particular por encaixe” libera qualquer horário livre da clínica fora da fila.
  • Serviços que realiza. Cada serviço tem preço e duração padrão; o médico pode ter os seus. Um serviço pode ter horário próprio (ex.: ligadura só às sextas 11h).
  • Catálogo com regras. Tipo (consulta, retorno, exame, procedimento, cirurgia), preparo que a IA envia sem mudar uma vírgula e o interruptor “IA pode marcar”.
  • Acesso à agenda. O médico pode ter login próprio e ver só os atendimentos dele. A ficha mostra os números: atendimentos, faturamento, faltas, clientes novos.

12 · Atendentes

Quem atende, quem vê o quê e como a conversa chega a cada pessoa

  • Cargos. Dono (configura e vê tudo), Administrador (gerencia a equipe), Atendente (atende) e Profissional (o médico, na própria agenda). No primeiro acesso cada um cria a própria senha.
  • Privacidade. Você escolhe: somente o dono vê os atendimentos de todos (padrão), dono e administradores, ou equipe inteira, para quem se reveza.
  • Distribuição automática. Quando a IA passa a conversa para uma pessoa, ela vai para quem tem menos conversas ou em rodízio — só para quem está online.
  • Presença. Online, ausente ou offline: quem saiu para o almoço não recebe conversa nova.
  • Assinatura opcional. O nome de quem respondeu pode aparecer no topo da mensagem que chega ao paciente — da atendente e também da Sofia.

13 · Dashboard e campanhas

Decisão com número, não com achismo

0conversas atendidas no mês
0%resolvidas pela IA, sem fila
0%de faltas com lembrete
24hatendimento no WhatsApp

Números ilustrativos — no sistema, cada um vem dos atendimentos reais.

Atendimentos por semana
Ocupação por médico
Dr. A
Dra. B
Dra. C
Dr. D
Dr. E
Humor dos pacientes
  • Satisfeito
  • Neutro / dúvida
  • Frustrado

Campanhas no WhatsApp, com cuidado

Escolha o público (ex.: quem não volta há 90 dias), a IA escreve variações da mensagem e o envio acontece aos poucos, dentro de uma janela de horário. Quem pediu para não receber é respeitado sempre — e ninguém recebe duas campanhas na mesma quinzena.

14 · Conexões e Regras Cadom

Configurável sem programar

  • Dois jeitos de conectar o WhatsApp. Por QR Code (rápido de começar) ou pela API oficial da Meta (com botões e listas no menu). Troca com um clique, por número.
  • Menu de atendimento. Um fluxo em árvore com as perguntas frequentes da clínica, antes mesmo da IA.
  • Regras Cadom. Página do administrador com os contatos de referência (a secretária de cada médico, por exemplo). Mudou o telefone? Troca em um lugar e todas as mensagens se atualizam.
  • Base de Conhecimento. Sobre a clínica, endereço, horários, formas de pagamento, regras da casa e perguntas frequentes — é daqui que a IA aprende.

Clique para alternar — no sistema é assim, por número.

15 · Segurança e LGPD

Um vazamento de dados de paciente não é um problema técnico. É o fim da confiança.

Imagine a lista de pacientes da clínica — nome, telefone, CPF e quem trata o quê em coloproctologia — circulando num print de WhatsApp. Para quem foi exposto, é constrangimento. Para a clínica, é processo, multa e reputação. Para o golpista, é matéria-prima.

Alguém copiou o banco de dados. O que aparece?
PacienteMaria Exemplo CPF no banco123.456.789-09 Telefone(92) 99123-4567 Anotaçãohemorroida, sangramento

Com nome, CPF e telefone, o golpista liga se passando pela clínica: “sua cirurgia foi remarcada, falta pagar a taxa no Pix”.

“E se vazar o CPF dos pacientes?”

CPF cifrado de verdade

Guardado com criptografia: no banco é um código ilegível. A tela mostra só os 2 últimos dígitos. Para achar CPF repetido, o sistema usa uma “impressão digital” do número que não permite recuperá-lo. E a IA nunca recebe o CPF — ele não sai da clínica nem para o provedor de IA.

“Diagnóstico exposto é constrangimento.”

Dado de saúde nem entra

Para a LGPD, dado de saúde é dado sensível (art. 5º e 11). A plataforma não tem prontuário, e os resumos e leituras de humor feitos pela IA descartam sintomas, remédios e diagnósticos. O que não está guardado não vaza.

“Quem mexeu nisso?”

Cada um vê o seu — e tudo fica registrado

Atendente vê os próprios atendimentos (você decide quem vê tudo). Cada pessoa tem login e senha próprios, e as alterações importantes ficam na auditoria: quem fez, o quê e quando. Ex-funcionária perde o acesso com um clique.

“O computador queimou. Perdemos tudo?”

Backup automático todo dia

Uma cópia do banco por dia, guardando as últimas 14. Apagou algo por engano, ou o equipamento falhou? Dá para voltar a um dia anterior.

A LGPD prevê multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração, além de tornar a infração pública e bloquear o uso dos dados (Lei 13.709/2018, art. 52). A multa dói. A manchete dói mais.

Menos tempo no telefone. Mais tempo com o paciente.

Plataforma CADOM · atendimento, agenda e inteligência artificial.

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